PIM-System einfach erklärt: Wann lohnt es sich für KMU?

Ein Artikel bekommt einen neuen Preis. Klingt einfach. Doch dann muss die Änderung in den Online-Shop, in den gedruckten Katalog, ins Datenblatt, in die Liste für die Händler und auf den Marktplatz. Und das in Deutsch, Französisch und Italienisch.

Wer viele Produkte verkauft, kennt das Problem: Produktdaten liegen an vielen Orten, und niemand weiss genau, welche Version stimmt. Genau dafür gibt es PIM-Systeme. In diesem Beitrag erklären wir einfach, was ein PIM ist, woran Sie merken, dass Sie eines brauchen, und wie die Einführung gelingt.

Was ist ein PIM-System?

PIM steht für Produktinformationsmanagement. Ein PIM-System ist der zentrale Ort für alle Informationen zu Ihren Produkten: Artikelnummern, Beschreibungen, technische Daten, Bilder, Dokumente und Übersetzungen.

Stellen Sie sich das PIM als Bibliothek vor. Jede Information wird einmal sauber abgelegt. Der Online-Shop, der Katalog und die Händler holen sich die Daten dort ab. Ändern Sie etwas im PIM, ist es überall aktuell.

Woran Sie merken, dass Sie ein PIM brauchen

• Dieselben Produktdaten stehen in mehreren Excel-Dateien. Und jede ist ein bisschen anders.
• Ein neuer Artikel braucht Tage oder Wochen, bis er im Shop, im Katalog und bei den Händlern ist.
• Übersetzungen sind ein Dauerthema. Die deutsche Beschreibung ist aktuell, die französische nicht.
• Bilder und Datenblätter werden gesucht, statt gefunden.
• Händler oder Marktplätze verlangen Daten in eigenen Formaten, die jedes Mal von Hand erstellt werden.

Trifft mehr als die Hälfte zu, lohnt sich ein genauer Blick auf ein PIM.

Was ein gutes PIM können muss

• Mehrsprachig: Für Schweizer Firmen ein Muss. Jede Übersetzung hängt direkt am Produkt.
• Shop und Katalog beliefern: Der Online-Shop und gedruckte Unterlagen nutzen dieselben Daten.
• Händler und Marktplätze: Daten werden automatisch im verlangten Format bereitgestellt.
• Bilder und Dokumente: Fotos, Datenblätter und Anleitungen liegen beim Produkt.
• Freigaben: Klare Abläufe, wer Daten erfasst, prüft und freigibt.
• Anbindung: Das PIM ist mit Ihrem ERP oder Ihrer Warenwirtschaft verbunden, damit Grunddaten nicht doppelt erfasst werden.

PIM-Anbieter im Überblick

Es gibt viele PIM-Systeme, zum Beispiel Akeneo, Salsify, inriver oder Pimcore. Sie unterscheiden sich darin, wie stark sie sich anpassen lassen, welche weiteren Bereiche sie abdecken und wie sie betrieben werden.

Wir arbeiten mit Pimcore und sind Pimcore Gold Partner. Pimcore verbindet Produktdaten, Bilder und Dokumente, Webseite und Online-Shop auf einer Plattform. Pimcore gibt es als Community Edition und als kommerzielle Edition. Welche passt, hängt unter anderem von der Grösse Ihres Unternehmens und Ihren Anforderungen ab. Das klären wir gerne mit Ihnen.

In fünf Schritten zum PIM

1. Bestand aufnehmen: Wo liegen Ihre Produktdaten heute, und wer pflegt sie?
2. Datenmodell festlegen: Welche Informationen braucht jedes Produkt, in welchen Sprachen?
3. Daten bereinigen und übernehmen: Doppelte und veraltete Daten aufräumen, dann ins PIM übernehmen.
4. Kanäle anbinden: Online-Shop, Katalog, Händler und ERP verbinden.
5. Team schulen: Klare Zuständigkeiten und kurze Schulungen, damit das PIM im Alltag gelebt wird.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich ein PIM für ein KMU?

Es gibt keine feste Zahl. Ein PIM lohnt sich, sobald Produktdaten an mehreren Orten gepflegt werden, mehrere Sprachen dazukommen oder mehrere Verkaufskanäle beliefert werden.

Was ist der Unterschied zwischen PIM und ERP?

Das ERP verwaltet vor allem Bestellungen, Lager und Rechnungen. Das PIM kümmert sich um alles, was ein Produkt beschreibt und verkauft: Texte, Bilder, technische Daten und Übersetzungen. Beide arbeiten am besten zusammen.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von der Anzahl Produkte, Sprachen und Kanäle ab. Ein Start mit einem Teil des Sortiments und einem Kanal zeigt schnell, wie das PIM im Alltag funktioniert.