Wie ein Bauunternehmen Angebote, Projekte und Zeiterfassung auf eine Plattform bringt
Ein Angebot beginnt mit einer Kalkulation. Steckt die in einer Excel-Datei, wird jedes Angebot zur Handarbeit, und ob sich ein Auftrag lohnt, sieht man erst spät.
So war es bei der Stammkraft GmbH aus der Baubranche. Heute arbeitet das Team mit Zoho One. Herzstück ist eine eigene Kalkulation, die wir direkt in Zoho Books entwickelt haben.
Das Projekt in Kürze
- Kunde: Stammkraft GmbH, Baugewerbe, über 15 Mitarbeitende
- Systeme: Zoho One: CRM, Books, Projects, Expense, People, Analytics, Marketing Automation, Social, Forms, Survey, Writer, Sheet
- Besonderheit: eigene Kalkulation in Zoho Books
- Ergebnis: deutlich schnellere Angebote, klare Margen, mobile Zeiterfassung
Die Ausgangslage: Excel und viele Handgriffe
- Kalkulationen und Angebote wurden von Hand in Excel erstellt.
- Es war schwer zu erkennen, mit welchen Produkten und Projekten Geld verdient wird.
- Die Techniker auf den Baustellen hatten keine einfache Lösung für die Stundenmeldung.
- Daten lagen in vielen Dateien statt an einem Ort.
Die Lösung: eine vernetzte Zoho-Plattform
Wir haben die wichtigsten Abläufe auf Zoho One gebracht und die Anwendungen miteinander verbunden. Kunden, Angebote, Projekte, Finanzen und Marketing greifen auf dieselben Daten zu.
Kalkulation direkt in Zoho Books
Die Kalkulation sieht aus wie ein Teil von Zoho Books, darum braucht es keine Schulung. Artikel werden direkt aus Zoho Books gewählt und angepasst, Kosten und Margen sind sofort sichtbar. Die fertige Kalkulation wird als Artikel gespeichert und steht danach direkt im Angebot zur Verfügung.
Projekte und Zeiterfassung
- Neue Projekte erhalten in Zoho Projects automatisch die passenden Aufgabenlisten.
- Die Techniker erfassen ihre Stunden mobil auf der Baustelle.
- Abgeschlossene Aufgaben werden automatisch gesperrt, damit keine Stunden mehr darauf gebucht werden.
- Auswertungen laufen über Zoho Analytics statt über Excel.
So sind wir vorgegangen
- Analyse und Workshops: Wir haben Kalkulation, Projekte, Zeiterfassung und die Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle genau angeschaut.
- Konzept: Daraus entstand die neue Systemlandschaft mit klaren Abläufen und Rechten.
- Prototyp: Kalkulation und Projektstruktur wurden früh gemeinsam getestet.
- Testen: Dabei zeigte sich, dass Projekte oft schon vor dem Auftrag entstehen. Wir haben die Lösung darauf angepasst.
- Go-live: Die Systeme gingen schrittweise in Betrieb.
- Schulung: Besonders die Techniker wurden für die mobile Zeiterfassung geschult.
Das Ergebnis
- Deutlich schnellere Angebote dank Kalkulation direkt in Zoho Books.
- Klare Sicht auf Kosten und Margen.
- Mobile Zeiterfassung für die Techniker.
- Eine zentrale Plattform für Kunden, Projekte, Finanzen und Marketing.
- Bessere Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle.
Mehr zu Zoho One lesen Sie auf der Seite Zoho Partner Schweiz. Wie wir eigene Lösungen in bestehende Systeme einbauen, zeigen wir unter Individuelle Entwicklung.
Kalkulation und Angebote noch in Excel?
Wir zeigen Ihnen, wie Kalkulation, Angebot und Projekt in Zoho zusammenspielen. Unverbindlich und kostenlos.