Wie ein Versicherungsunternehmen mit sieben Mitarbeitenden Excel-Listen durch ein sauberes Zoho CRM ersetzt
Ende Monat das gleiche Bild: Verträge zusammenzählen, Provisionen in Excel ausrechnen, Abrechnungen einzeln verschicken. Bei sieben Mitarbeitenden ist das keine Nebensache, sondern frisst Tage, die in der Kundenberatung fehlen.
Bei der L&M Finance AG haben wir diese Arbeit ins Zoho CRM geholt und weitgehend automatisiert. Das Ergebnis lässt sich in Tagen messen.
Das Projekt in Kürze
- Kunde: L&M Finance AG, Versicherungen, 7 Mitarbeitende
- Systeme: Zoho CRM, Zoho Forms, Zoho Marketing Automation, Zoho Social
- Ergebnis: Zwei Mitarbeitende sparen zusammen rund drei Arbeitstage pro Monat
Die Ausgangslage: viele Excel-Dateien, wenig Struktur
Ein CRM war vorhanden, aber unstrukturiert. Viele wichtige Daten fehlten, und vieles lief über einzelne Excel-Dateien. Die Folgen:
- Provisionen und Lohnabrechnungen wurden von Hand in Excel erstellt.
- Es fehlte eine klare Arbeitsstruktur.
- Über Umsätze, Verträge und Provisionen gab es kaum Übersicht.
- Administrative Aufgaben kosteten viel Zeit.
Das Ziel: das CRM als Herzstück des Unternehmens
Möglichst viele Abläufe sollten direkt im CRM laufen. Weniger Handarbeit, damit mehr Zeit für Beratung und Vertrieb bleibt. Dazu mehr Transparenz über Umsätze und Leistungen und ein System, das mitwachsen kann. Viele bisherige Tools und Apps hat Zoho dabei ersetzt.
Die Lösung: Module und Automatisierungen im Zoho CRM
Für die L&M Finance AG haben wir das CRM gezielt erweitert:
- Provisionen: Alle Provisionsarten werden im CRM verwaltet und lassen sich flexibel ergänzen.
- Lohnabrechnungen: Früher in Excel, heute vollständig im CRM.
- Firmen und Kontakte: Getrennt geführt, für eine saubere Datenbank.
- Bankdaten: Werden automatisch aus Zoho WorkDrive ins CRM übernommen, als Gutschriften gespeichert und mit den Lohnzahlungen abgeglichen.
- Krankenkassenvergleiche: Werden im CRM erstellt, daraus entsteht automatisch ein fertiges Word-Dokument.
Provisionsabrechnung mit einem Klick
Der wichtigste Ablauf: Alle Verträge werden automatisch zusammengezählt und berechnet. Mit einem Klick entsteht die Abrechnung und geht direkt an die Mitarbeitenden oder Tippgeber. Was früher in Excel Stunden dauerte, erledigt heute das System.
Weitere Automatisierungen
- Geburtstags-Mails und Informationsmails zu wichtigen Daten, zum Beispiel zum 18. oder 25. Geburtstag
- Formulare, die mit Kundendaten bereits ausgefüllt sind
- ausgefüllte Kundenformulare, die automatisch im CRM abgelegt werden
Dashboards für Geschäftsleitung und Beratung
Die Geschäftsleitung sieht Umsätze, Punkte und Verträge auf einen Blick. Jede Beraterin und jeder Berater sieht die eigenen Punkte, Verträge und den Umsatz pro Monat. Damit gibt es erstmals eine klare Übersicht über die Leistung des Teams.
So sind wir vorgegangen
- Analyse und Workshops: Gemeinsam haben wir Anforderungen und Abläufe aufgenommen.
- Konzept: Aus den Workshops entstand ein klares Konzept.
- Erste Funktionen: Wir haben erste Funktionen und Module entwickelt.
- Testen: Jede Funktion wurde Schritt für Schritt geprüft.
- Go-live: Die Lösung ging schrittweise in Betrieb.
- Schulung und Support: Zum Schluss gab es Schulungen für Administratoren und Anwender.
Das Ergebnis
- Zwei Mitarbeitende sparen zusammen rund drei Arbeitstage pro Monat.
- Weniger Handarbeit und weniger Fehler.
- Klare Übersicht über Umsätze und bessere Kontrolle über Provisionen.
- Saubere, strukturierte Daten.
Das System lässt sich jederzeit erweitern, etwa mit neuen Modulen, Automatisierungen oder Schnittstellen.
Mehr zu Zoho CRM lesen Sie unter Vertrieb & Kundendaten. Einen Überblick über unsere Arbeit mit Zoho finden Sie auf der Seite Zoho Partner Schweiz.
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