Wie eine Vorsorgeplattform mit sieben Stiftungen ihr Formularmanagement mit Pimcore neu aufbaut
Ein Gesetzesartikel ändert sich. Klingt nach einer kleinen Korrektur. Doch wenn derselbe Text in Hunderten Formularen steht, in vier Sprachen und in einzelnen Layout-Dateien, wird daraus ein Projekt von Wochen oder Monaten.
Genau vor dieser Aufgabe stand die Liberty Vorsorge AG. Mit einem neuen Formularmanagement auf Basis von Pimcore werden Formulare heute zentral aufgebaut, gepflegt und ausgegeben.
Das Projekt in Kürze
- Kunde: Liberty Vorsorge AG, Vorsorgeplattform mit sieben Stiftungen
- Umfang: rund 3000 Formulare, Reglemente und Verträge in Deutsch, Französisch, Englisch und Italienisch
- Systeme: Pimcore als zentrale Plattform, PDF-Erzeugung mit PDFreactor
- Ergebnis: Korrekturen in Tagen statt Monaten, im Beispiel rund 80 Prozent weniger Zeitaufwand
Die Ausgangslage: jedes Formular eine eigene Datei
Jede der sieben Stiftungen hat eigene Formulare, Reglemente und Verträge, teils bis zu siebzehn Seiten lang. Dazu kommen Formulare für Partner mit eigenem Branding.
Bisher wurde jedes Dokument in einer eigenen InDesign-Datei pro Stiftung und Sprache gestaltet. Danach wurde daraus ein PDF erstellt und in Adobe Acrobat mit ausfüllbaren Feldern und Seitenzahlen ergänzt. Nach der Freigabe wurden die PDFs geschützt, hochgeladen und im Download-Center bereitgestellt. Die Folgen:
- Korrekturen, die viele Formulare betrafen, dauerten Wochen bis Monate.
- Zwischen den Sprachversionen schlichen sich immer wieder Fehler ein.
- Nur wer Layout-Programme beherrschte, konnte an den Formularen arbeiten.
- Alte Versionen mussten jede Woche von Hand archiviert werden.
Das Ziel: Formulare aus einem System statt aus Tausenden Dateien
- Formulare schneller erstellen und anpassen
- wiederverwendbare Bausteine statt Einzellösungen
- mehrere Personen sollen gleichzeitig arbeiten können, mit Fachwissen statt Layout-Kenntnissen
- automatische Archivierung und nachvollziehbare Änderungen
- Formulare zusätzlich online ausfüllbar machen
Die Lösung: ein Formularmanagement auf Basis von Pimcore
Pimcore bündelt Inhalte, Daten und Abläufe in einer Plattform. Darauf haben wir ein Formularmanagement entwickelt, das genau auf diese Anforderungen zugeschnitten ist:
- Globale Bausteine: Texte, Tabellen, Checkboxen und Seiten werden einmal angelegt und in vielen Formularen wiederverwendet. Eine Änderung wirkt überall, wo der Baustein vorkommt.
- Vier Sprachen aus einer Quelle: Weil alle Sprachversionen auf denselben Bausteinen beruhen, gehen Inhalte nicht mehr verloren.
- PDF auf Knopfdruck: Die fertigen PDFs werden automatisch erzeugt, Diagramme entstehen direkt aus den Daten.
- Automatische Archivierung: Sobald eine neue Version entsteht, wird die vorherige mit Datum archiviert und lässt sich wiederherstellen.
- Rollen und Rechte: Vier Rollen regeln, wer Formulare erstellt, bearbeitet, freigibt oder nur einsieht und Korrekturen anstösst.
Was als Nächstes kommt
Geplant sind ein Freigabe-Ablauf (Erstellung, interne Kontrolle, Korrekturen, Abnahme, Veröffentlichung), eine Schnittstelle, die neue PDFs direkt an die Website und das Partner-Portal übergibt, sowie Formulare, die Beraterinnen und Berater direkt online ausfüllen können.
So gehen wir vor
- Analyse: Die Liberty Vorsorge AG hat ihre internen und Partnerformulare analysiert, mit Fokus auf einheitliche Texte und Layouts.
- Workshops: In vier Workshops wurden Sonderfälle besprochen und Umfang und Zeitplan festgelegt.
- Pilotphase: Acht typische Formulare mit allen Elementen wurden umgesetzt, zuerst auf Deutsch, danach in den drei weiteren Sprachen.
- Umsetzung: Die Formulare werden Schritt für Schritt im System aufgebaut, laufend geprüft und getestet.
- Go-live: Die Formulare gehen schrittweise in Betrieb.
- Schulung und Support: Schulungen und Dokumentationen für die Anwenderinnen und Anwender, Support über eine Service-Vereinbarung.
Das Ergebnis
- Im Beispiel rund 80 Prozent weniger Zeitaufwand für Erstellung und Korrektur.
- Korrekturen über viele Formulare hinweg sind in Tagen möglich statt in Monaten.
- Deutlich weniger Fehler zwischen den Sprachversionen.
- Mehrere Personen können gleichzeitig an den Formularen arbeiten.
- Die Archivierung läuft automatisch und nachvollziehbar.
- Ein Programm statt mehrerer, keine einzelnen Layout-Dateien mehr.
Das Formularmanagement wird so vom reinen Arbeitswerkzeug zur Plattform: Formulare gibt es weiterhin als PDF und auf Papier, künftig aber auch als Webformulare.
Mehr dazu lesen Sie auf unserer Seite Forms-Management und im Beitrag Formulare digital verwalten. Alles zu Pimcore finden Sie unter Pimcore Agentur.
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