Wie eine Schweizer Klinik für Neurorehabilitation ihr bestehendes Zoho CRM neu aufbaut und mit einem eigenen Kapazitäts-Portal ergänzt
Ein CRM ist eingeführt, die Lizenzen laufen. Trotzdem wird vieles weiter per Telefon, Mail und Liste abgestimmt. Das CRM kennt dann nur einen Teil der Wahrheit, und niemand hat den ganzen Überblick.
So ging es der Klinik cereneo. Gemeinsam haben wir ihr bestehendes Zoho CRM neu aufgebaut, die Patientenreise darin abgebildet und mit einer eigenen Anwendung für die Kapazitätsplanung ergänzt.
Das Projekt in Kürze
- Kunde: cereneo, spezialisierte Klinik für Neurorehabilitation in der Schweiz
- Systeme: Zoho CRM, Zoho Marketing Automation, eigene Web-Anwendung für die Kapazitätsplanung
- Ergebnis: Die Patientenreise vom Eintritt bis zum Austritt läuft zentral im CRM, Abläufe zwischen den Teams sind automatisiert
Die Ausgangslage: ein CRM, das kaum jemand richtig nutzte
cereneo begleitet Patientinnen und Patienten mit neurologischen Erkrankungen. Rund um jeden Aufenthalt arbeiten viele Teams zusammen: Pflege, Verwaltung, Organisation und weitere Bereiche.
Zoho CRM war bereits im Einsatz, aber nicht sauber aufgebaut und nur teilweise genutzt. Viele Schritte liefen weiterhin von Hand oder ausserhalb des Systems. Die Folgen:
- Der Weg vom Eintritt bis zum Austritt war nicht klar festgelegt und wurde von mehreren Teams parallel koordiniert.
- Daten waren unvollständig oder an verschiedenen Orten abgelegt.
- Viele Abstimmungen mussten manuell erfolgen, mit dem Risiko, dass Informationen verloren gehen.
- Das Marketing richtete sich an alle gleich, statt an einzelne Patientengruppen.
Das Ziel: ein zentrales System für alle Beteiligten
Das vorhandene CRM sollte endlich zur zentralen Plattform werden. Die wichtigsten Ziele:
- klare, einheitliche Abläufe entlang der ganzen Patientenreise
- wiederkehrende Schritte automatisieren
- eine saubere Datenbasis, damit alle jederzeit den aktuellen Stand sehen
- bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
- Marketing gezielt nach Patientengruppen ausrichten
Die Lösung: CRM neu aufgebaut, ergänzt durch ein eigenes Portal
Im Zoho CRM haben wir eigene Module erstellt, die den Weg einer Patientin oder eines Patienten vom Eintritt bis zum Austritt Schritt für Schritt abbilden. Dazu kamen:
- Workflows, die Abläufe zwischen den Abteilungen automatisch anstossen
- bereinigte Daten, überführt in eine einheitliche Struktur
- Rollen und Rechte, damit jede Person nur sieht, was sie für ihre Arbeit braucht
- Dashboards mit einer klaren Übersicht über Patientinnen, Patienten und Abläufe
- Zoho Marketing Automation für Kommunikation, die auf einzelne Patientengruppen zugeschnitten ist
Das Kapazitäts-Portal
Ärztinnen, Ärzte, Pflegende und Therapeutinnen sollten Anfragen prüfen können, ohne selbst im CRM zu arbeiten. Dafür haben wir eine eigene Web-Anwendung entwickelt, die mit dem CRM verbunden ist.
Im Portal sehen die Beteiligten die relevanten Angaben zu einer Anfrage und entscheiden direkt: Die Person wird aufgenommen, zu einem späteren Zeitpunkt aufgenommen oder erhält andere Terminvorschläge. So läuft die Kapazitätsplanung an einem Ort zusammen.
So sind wir vorgegangen
- Analyse und Workshops: Gemeinsam haben wir die Abläufe rund um Aufnahme und Betreuung aufgenommen und geprüft, wie das bestehende CRM genutzt wird.
- Konzept: Im Pflichtenheft haben wir die neue CRM-Struktur und die Anforderungen an das Portal festgehalten.
- Prototyp: Wir haben die neue Struktur aufgebaut und erste Versionen des Portals entwickelt, um die Abläufe gemeinsam zu prüfen.
- Testen: Das CRM wurde vollständig getestet und verfeinert.
- Go-live: Das neue CRM ist im Betrieb. Das Portal war im Frühling 2026 in der Schlussabnahme.
- Schulung und Support: Schulungen sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden gut mit den Systemen arbeiten können.
Das Ergebnis
- Alle Informationen rund um die Patientinnen und Patienten liegen an einem Ort.
- Es braucht deutlich weniger manuelle Abstimmungen zwischen den Teams.
- Aufnahme und interne Abläufe sind klarer und schneller.
- Dashboards geben einen Überblick, den es vorher nicht gab.
- Das Marketing spricht Patientengruppen gezielter an.
Die wichtigste Erkenntnis: Ein CRM allein bringt wenig, wenn es nicht sauber aufgebaut ist. Erst mit der neuen Struktur zieht cereneo den vollen Nutzen daraus. Und wo Standardsoftware an Grenzen stösst, schliesst eine eigene Anwendung die Lücke, ohne dass eine neue Insellösung entsteht.
Mehr zu unserer Arbeit mit Zoho CRM lesen Sie unter Vertrieb & Kundendaten. Wie wir eigene Anwendungen mit Ihren Systemen verbinden, zeigen wir unter Individuelle Entwicklung.
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