Ein Programm für die Buchhaltung, eines für Offerten, eine Excel-Liste für die Kunden, ein Newsletter-Tool, ein Kalender, ein Chat und irgendwo noch ein Ordner mit PDF-Formularen. Jedes Werkzeug wurde einmal aus gutem Grund angeschafft. Zusammen kosten sie heute aber Zeit, Geld und Nerven.

Viele Schweizer KMU fragen sich deshalb: Wie viele Tools braucht ein KMU wirklich? Und welche Business-Software für KMU passt zu uns? In diesem Beitrag erfahren Sie, woran Sie Tool-Wildwuchs erkennen, welche Bereiche ein KMU wirklich abdecken muss und wie Sie Ihre Software Schritt für Schritt aufräumen.

Woran Sie merken, dass es zu viele Tools sind

• Dieselben Daten stehen an mehreren Orten. Eine Kundenadresse ändert sich, und niemand weiss, in welchen Programmen sie noch angepasst werden muss.
• Copy-Paste gehört zum Alltag. Daten werden von einem Programm ins nächste kopiert, oft abends oder am Monatsende.
• Niemand hat den Überblick über Lizenzen. Abos laufen weiter, obwohl sie kaum noch genutzt werden.
• Neue Mitarbeitende brauchen Wochen. Bis sie wissen, welches Tool wofür gilt und wo was liegt.
• Auswertungen sind Handarbeit. Um Umsatz, offene Offerten und Projekte zu sehen, müssen Zahlen aus mehreren Quellen zusammengetragen werden.

Trifft mehr als die Hälfte zu, lohnt sich ein genauer Blick auf Ihre Software-Landschaft.

Welche Bereiche ein KMU wirklich abdecken muss

Die Frage ist weniger «wie viele Tools», sondern «welche Aufgaben». Die meisten KMU brauchen Software für diese Bereiche:

• Kunden und Verkauf: Kontakte, Offerten, Nachfassen (CRM)
• Finanzen: Buchhaltung, Rechnungen, Spesen
• Zusammenarbeit: E-Mail, Kalender, Dokumente, Chat
• Marketing: Newsletter, Social Media, Webseite
• Abläufe: Formulare, Freigaben, Projekte und Aufträge
• Kundendienst: Anfragen und Support-Fälle

Entscheidend ist nicht, dass jeder Bereich ein eigenes Programm hat. Entscheidend ist, dass alle Bereiche mit denselben Daten arbeiten.

Alles aus einer Hand oder die besten Einzel-Tools?

Bei der Wahl von Software für KMU gibt es zwei Wege. Beide haben ihre Berechtigung:

• Eine Plattform für vieles: Suiten wie Zoho One oder Microsoft 365 decken viele Bereiche mit einer Anmeldung und gemeinsamen Daten ab. Vorteil: weniger Schnittstellen, einheitliche Bedienung, ein Ansprechpartner.
• Spezialisierte Einzel-Tools: Das jeweils beste Programm für jede Aufgabe. Vorteil: maximale Tiefe. Nachteil: Die Programme müssen verbunden und einzeln gepflegt werden.

In der Praxis ist oft eine Mischung richtig: eine zentrale Plattform für die Kernabläufe und wenige, gut angebundene Spezial-Programme, zum Beispiel eine bestehende Schweizer Buchhaltung wie Bexio oder Abacus. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in unserem Beitrag Zoho One oder Microsoft 365?

Software für KMU in der Schweiz: Darauf sollten Sie achten

• Datenschutz nach revDSG: Wo werden die Daten gespeichert, und gibt es einen Vertrag zur Datenbearbeitung?
• Schweizer Eigenheiten: QR-Rechnung, Franken, mehrere Landessprachen.
• Anbindung: Lässt sich das Programm mit Ihrer bestehenden Software verbinden?
• Bedienung: Nutzt Ihr Team das Programm gerne? Die beste Software bringt nichts, wenn sie umgangen wird.
• Partner vor Ort: Wer hilft bei Einführung, Schulung und Fragen?

In vier Schritten zu weniger Tools

1. Inventar machen: Alle Programme und Abos auflisten, mit Kosten, Nutzern und Zweck.
2. Doppelte Arbeit finden: Wo werden Daten mehrfach erfasst oder kopiert?
3. Zielbild festlegen: Welche Plattform bildet die Kernabläufe ab, welche Spezial-Programme bleiben?
4. Schrittweise umstellen: Bereich für Bereich, mit sauberer Datenübernahme und kurzer Schulung.

Häufige Fragen

Wie viele Tools braucht ein KMU?

Es gibt keine feste Zahl. Wichtiger ist, dass jede Aufgabe genau einen Ort hat und die Programme miteinander verbunden sind. Viele KMU kommen mit einer zentralen Plattform und wenigen ergänzenden Programmen gut aus.

Was ist Business-Software für KMU?

Damit sind Programme gemeint, die typische Geschäftsabläufe abdecken: Kundenverwaltung, Buchhaltung, Projekte, Marketing und Zusammenarbeit. Suiten wie Zoho One bündeln viele davon.

Muss ich alles auf einmal umstellen?

Nein. Am besten starten Sie mit dem Bereich, in dem heute am meisten abgetippt oder kopiert wird, und bauen von dort aus.

Zoho One und Microsoft 365 sind beides umfassende Softwarelösungen für Unternehmen – sie unterscheiden sich jedoch in wichtigen Punkten. Dieser Vergleich hilft Ihnen, die richtige Wahl zu treffen.

Vorteile von Zoho One gegenüber Microsoft 365

• Mehr Anwendungen: Zoho One bietet über 50 integrierte Anwendungen für Vertrieb, Marketing, Kundenservice, Finanzen und Personalwesen. Microsoft 365 konzentriert sich vor allem auf Produktivitäts- und Kollaborationstools wie Word, Excel, PowerPoint und Teams.
• Kosteneffizienz: Zoho One hat eine transparente und oft günstigere Preisstruktur, besonders für KMU. Microsoft 365 kann je nach Plan und Zusatzlizenzen teurer werden.
• CRM inklusive: Zoho One enthält ein vollwertiges CRM, das nahtlos mit den anderen Apps zusammenarbeitet. Bei Microsoft ist das CRM (Dynamics 365) eine separate Lösung mit zusätzlichen Kosten.
• Flexibel anpassbar: Zoho One lässt sich leicht an Ihre Abläufe anpassen. Auch Microsoft 365 ist anpassbar, zusätzliche Funktionen können aber aufwendiger und teurer sein.
• Daten an einem Ort: Alle Unternehmensdaten liegen zentral, was die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen erleichtert.
• Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben laufen automatisch – Ihr Team konzentriert sich auf das Wesentliche.
• Skalierbar: Die Plattform wächst mit Ihrem Unternehmen.

Ein möglicher Nachteil: Zoho One ist weniger bekannt, viele Mitarbeitende sind die Oberfläche noch nicht gewohnt. Die Umstellung gelingt aber in der Regel schnell. Microsoft-Dateien lassen sich mit den Zoho-Apps öffnen und bearbeiten – und umgekehrt in Microsoft-Formate umwandeln.

Vorteile von Microsoft 365 gegenüber Zoho One

• Verbreitet und bekannt: Viele Mitarbeitende kennen Word, Excel und PowerPoint bereits – das reduziert den Schulungsaufwand.
• Starke Produktivitätstools: Text, Tabellen und Präsentationen gelten in vielen Branchen als Standard.
• Microsoft-Umfeld: Nahtlose Integration mit Azure, Dynamics 365 und SharePoint.
• Erweiterte Sicherheitsfunktionen: Fortschrittliche Bedrohungserkennung und Datenschutzfunktionen für hohe Sicherheitsanforderungen.

Sicherheit im Vergleich

Beide Plattformen bieten robuste Sicherheitsmechanismen – mit unterschiedlichen Schwerpunkten:

1. Datenverschlüsselung

Zoho One: Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung, Hosting innerhalb der EU möglich, Zero-Trust-Sicherheitsmodell.
Microsoft: Verschlüsselung mit Technologien wie BitLocker und Azure Information Protection, sehr granulare Zugriffssteuerung.

2. Benutzerzugriff und Identitäten

Zoho One: Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffskontrolle und der integrierte Passwortmanager Zoho Vault.
Microsoft: Identitäts- und Zugriffsmanagement mit Azure Active Directory, biometrische Anmeldung mit Windows Hello und Conditional Access.

3. Compliance und Datenschutz

Zoho One: Zertifiziert u. a. nach ISO 27001, keine Nutzung von Kundendaten für Werbung (No-Ads-Policy), Hosting auf verschiedenen Kontinenten möglich.
Microsoft: Umfassende Zertifizierungen, u. a. ISO 27001 und SOC 2/3, mit ausführlicher Dokumentation für strenge Audits.

4. Schutz vor Bedrohungen

Zoho One: Firewalls, Intrusion Detection, automatisierte Sicherheitsüberwachung und Schwachstellenanalysen.
Microsoft: Microsoft Defender mit Echtzeit-Bedrohungserkennung und Schutz vor Phishing, Malware und Zero-Day-Angriffen.