Ein Artikel bekommt einen neuen Preis. Klingt einfach. Doch dann muss die Änderung in den Online-Shop, in den gedruckten Katalog, ins Datenblatt, in die Liste für die Händler und auf den Marktplatz. Und das in Deutsch, Französisch und Italienisch.

Wer viele Produkte verkauft, kennt das Problem: Produktdaten liegen an vielen Orten, und niemand weiss genau, welche Version stimmt. Genau dafür gibt es PIM-Systeme. In diesem Beitrag erklären wir einfach, was ein PIM ist, woran Sie merken, dass Sie eines brauchen, und wie die Einführung gelingt.

Was ist ein PIM-System?

PIM steht für Produktinformationsmanagement. Ein PIM-System ist der zentrale Ort für alle Informationen zu Ihren Produkten: Artikelnummern, Beschreibungen, technische Daten, Bilder, Dokumente und Übersetzungen.

Stellen Sie sich das PIM als Bibliothek vor. Jede Information wird einmal sauber abgelegt. Der Online-Shop, der Katalog und die Händler holen sich die Daten dort ab. Ändern Sie etwas im PIM, ist es überall aktuell.

Woran Sie merken, dass Sie ein PIM brauchen

• Dieselben Produktdaten stehen in mehreren Excel-Dateien. Und jede ist ein bisschen anders.
• Ein neuer Artikel braucht Tage oder Wochen, bis er im Shop, im Katalog und bei den Händlern ist.
• Übersetzungen sind ein Dauerthema. Die deutsche Beschreibung ist aktuell, die französische nicht.
• Bilder und Datenblätter werden gesucht, statt gefunden.
• Händler oder Marktplätze verlangen Daten in eigenen Formaten, die jedes Mal von Hand erstellt werden.

Trifft mehr als die Hälfte zu, lohnt sich ein genauer Blick auf ein PIM.

Was ein gutes PIM können muss

• Mehrsprachig: Für Schweizer Firmen ein Muss. Jede Übersetzung hängt direkt am Produkt.
• Shop und Katalog beliefern: Der Online-Shop und gedruckte Unterlagen nutzen dieselben Daten.
• Händler und Marktplätze: Daten werden automatisch im verlangten Format bereitgestellt.
• Bilder und Dokumente: Fotos, Datenblätter und Anleitungen liegen beim Produkt.
• Freigaben: Klare Abläufe, wer Daten erfasst, prüft und freigibt.
• Anbindung: Das PIM ist mit Ihrem ERP oder Ihrer Warenwirtschaft verbunden, damit Grunddaten nicht doppelt erfasst werden.

PIM-Anbieter im Überblick

Es gibt viele PIM-Systeme, zum Beispiel Akeneo, Salsify, inriver oder Pimcore. Sie unterscheiden sich darin, wie stark sie sich anpassen lassen, welche weiteren Bereiche sie abdecken und wie sie betrieben werden.

Wir arbeiten mit Pimcore und sind Pimcore Gold Partner. Pimcore verbindet Produktdaten, Bilder und Dokumente, Webseite und Online-Shop auf einer Plattform. Pimcore gibt es als Community Edition und als kommerzielle Edition. Welche passt, hängt unter anderem von der Grösse Ihres Unternehmens und Ihren Anforderungen ab. Das klären wir gerne mit Ihnen.

In fünf Schritten zum PIM

1. Bestand aufnehmen: Wo liegen Ihre Produktdaten heute, und wer pflegt sie?
2. Datenmodell festlegen: Welche Informationen braucht jedes Produkt, in welchen Sprachen?
3. Daten bereinigen und übernehmen: Doppelte und veraltete Daten aufräumen, dann ins PIM übernehmen.
4. Kanäle anbinden: Online-Shop, Katalog, Händler und ERP verbinden.
5. Team schulen: Klare Zuständigkeiten und kurze Schulungen, damit das PIM im Alltag gelebt wird.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich ein PIM für ein KMU?

Es gibt keine feste Zahl. Ein PIM lohnt sich, sobald Produktdaten an mehreren Orten gepflegt werden, mehrere Sprachen dazukommen oder mehrere Verkaufskanäle beliefert werden.

Was ist der Unterschied zwischen PIM und ERP?

Das ERP verwaltet vor allem Bestellungen, Lager und Rechnungen. Das PIM kümmert sich um alles, was ein Produkt beschreibt und verkauft: Texte, Bilder, technische Daten und Übersetzungen. Beide arbeiten am besten zusammen.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von der Anzahl Produkte, Sprachen und Kanäle ab. Ein Start mit einem Teil des Sortiments und einem Kanal zeigt schnell, wie das PIM im Alltag funktioniert.

Welche Version des Antragsformulars ist die aktuelle? «Antrag_neu_v4_final.pdf» oder «Antrag_2026_korr.pdf»? Die deutsche Fassung wurde letzte Woche angepasst, die französische noch nicht. Und das Formular auf der Webseite ist ein ganz anderes als das im Ordner am Empfang.

In vielen Unternehmen sind Formulare über Jahre gewachsen: Anträge, Verträge, Factsheets, Checklisten, Bestellungen. Sie liegen als Word- oder PDF-Datei auf Laufwerken, in E-Mails und auf der Webseite. In diesem Beitrag zeigen wir, woran Sie Formular-Chaos erkennen, was eine zentrale Formularverwaltung bringt und wie Sie Schritt für Schritt umstellen.

Woran Sie Formular-Chaos erkennen

• Niemand weiss sicher, welche Version gilt. Alte Formulare sind weiter im Umlauf.
• Jede Änderung ist Handarbeit. Ein neues Logo oder eine neue Adresse heisst: jedes Formular einzeln anpassen.
• Übersetzungen hinken hinterher. Die Sprachfassungen sind nicht auf dem gleichen Stand.
• Ausgefüllte Formulare werden abgetippt. Daten landen auf Papier oder im PDF und müssen von Hand ins System übertragen werden.
• Unterschriften kosten Zeit. Ausdrucken, unterschreiben, einscannen, verschicken.

Was eine zentrale Formularverwaltung bringt

• Eine Quelle für alle Formulare: Jedes Formular gibt es genau einmal, in der aktuellen Version.
• Einheitliches Erscheinungsbild: Logo, Schriften und Farben werden zentral gepflegt und gelten für alle Formulare.
• Mehrsprachig: Alle Sprachfassungen hängen am selben Formular und werden gemeinsam aktualisiert.
• Versionen und Freigaben: Klar geregelt, wer ändert, wer prüft und wer freigibt. Frühere Versionen bleiben nachvollziehbar.
• Ausfüllen am Bildschirm: Formulare werden online oder auf dem Tablet ausgefüllt. Die Daten landen direkt im richtigen System, zum Beispiel im CRM.
• Digital unterschreiben: Verträge und Anträge werden elektronisch unterschrieben, ohne Ausdruck und Postweg.

Datenschutz: Darauf sollten Sie achten

Formulare enthalten oft Personendaten. Dafür gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Klären Sie deshalb, wo die Daten gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden. Eine Speicherung in der Schweiz oder in Europa und klare Löschfristen gehören dazu.

In vier Schritten zu geordneten Formularen

1. Inventar machen: Alle Formulare sammeln, mit Zweck, Sprachen und Zuständigen.
2. Aufräumen: Doppelte und veraltete Formulare aussortieren, Inhalte vereinheitlichen.
3. Mit den wichtigsten starten: Zuerst die Formulare umstellen, die am häufigsten genutzt oder abgetippt werden.
4. Anbinden: Ausgefüllte Formulare direkt mit CRM, ERP oder Ablage verbinden, damit niemand mehr abtippt.

Häufige Fragen

Lohnt sich das auch für kleinere Unternehmen?

Ja, sobald Formulare regelmässig geändert, übersetzt oder abgetippt werden. Oft reicht ein Start mit wenigen, häufig genutzten Formularen.

Ist eine digitale Unterschrift in der Schweiz gültig?

Für viele Dokumente ja. Welche Art von elektronischer Unterschrift nötig ist, hängt vom Dokument ab. Klären Sie das für Ihre wichtigsten Verträge im Voraus.

Müssen wir alle Formulare auf einmal umstellen?

Nein. Am besten starten Sie mit den Formularen, die am meisten Aufwand verursachen, und bauen von dort aus weiter.

Alle reden über künstliche Intelligenz. In Zeitungen, auf LinkedIn und an jedem Branchenanlass. Viele Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer fragen sich deshalb: Verpassen wir etwas? Und wo sollen wir überhaupt anfangen?

Die ehrliche Antwort lautet: Bei den meisten KMU beginnt der Weg zur KI nicht mit KI. Er beginnt mit Papier, Excel-Listen und Daten, die heute noch von Hand abgetippt werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Schweizer KMU KI heute nutzen, warum viele Projekte ins Leere laufen und wie Sie KI im Unternehmen sinnvoll einführen.

So nutzen Schweizer KMU KI heute

KI ist in vielen Schweizer KMU angekommen, aber meist noch im Kleinen. Laut der KMU-Arbeitsmarktstudie 2026 der AXA (336 befragte KMU) setzen 35 % KI gezielt in ihren Abläufen ein, 39 % testen sie und 26 % nutzen sie noch gar nicht.

Am häufigsten wird KI für Übersetzungen (47 %), Korrespondenz (42 %) und Werbetexte (35 %) genutzt. Also vor allem für Texte, die eine Person danach noch prüft und weiterverarbeitet.

Gleichzeitig zeigen sich Hürden. In der Studie KMU Digital Pulse 2026 der Hochschule Luzern und localsearch geben 39 % an, dass ihnen unklar ist, wie KI ins eigene Geschäft passt. 38 % kennen die passenden Werkzeuge nicht.

Warum viele KI-Projekte ins Leere laufen

Stellen Sie sich ein typisches Büro vor: Offerten entstehen in Word. Kundendaten liegen in mehreren Excel-Dateien. Lieferscheine werden ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Und Rapporte aus dem Aussendienst werden abends von Hand ins System übertragen.

KI in so einem Büro ist wie ein Porsche-Motor in einem Holzkarren. Der Motor ist stark, aber der Wagen bremst ihn aus. Denn KI braucht Daten, die digital, vollständig und an einem Ort sind. Liegen die Informationen auf Papier oder in zehn verschiedenen Dateien, kann auch die beste KI nichts damit anfangen.

Die gute Nachricht: Diese Hausaufgaben bringen schon für sich allein viel. Wer Papier und Abtippen abschafft, spart Zeit, auch bevor die erste KI-Funktion läuft.

KI im Unternehmen einführen: Die drei Hausaufgaben zuerst

1. Formulare digital statt auf Papier: Anträge, Checklisten, Rapporte und Bestellungen werden am Bildschirm oder auf dem Tablet ausgefüllt. Die Daten landen direkt im richtigen System.
2. Programme verbinden: Kundenverwaltung (CRM), Buchhaltung und Onlineshop tauschen Daten automatisch aus. Niemand muss eine Adresse zweimal erfassen.
3. Daten an einem Ort: Kunden, Aufträge und Produkte liegen zentral und sind aktuell. Genau diese Daten braucht später auch die KI.

Erst dann: Wo KI im KMU echten Nutzen bringt

Sind die Grundlagen da, wird KI vom Spielzeug zum Werkzeug. Beispiele für KI im Unternehmen, die sich im KMU-Alltag bewähren:

• Anfragen schneller beantworten: KI fasst eingehende E-Mails zusammen und schlägt Antworten vor, mit den richtigen Kundendaten aus dem CRM.
• Verkaufschancen erkennen: KI-Assistenten in CRM-Systemen, zum Beispiel Zia in Zoho CRM, zeigen Trends und geben Hinweise, welche Offerte nachgefasst werden sollte.
• Dokumente auslesen: Lieferantenrechnungen und Belege werden automatisch erkannt und verbucht.
• Texte und Übersetzungen: Produktbeschreibungen, Newsletter oder Formulare in mehreren Landessprachen.
• Auswertungen auf Knopfdruck: Fragen wie «Welche Kunden haben dieses Jahr weniger bestellt?» werden in Sekunden beantwortet statt in Stunden.

Datenschutz: Worauf Schweizer KMU bei KI achten müssen

Wer KI im Unternehmen nutzt, bearbeitet oft Personendaten. Dafür gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Klären Sie deshalb vorab:

• Welche Daten werden in ein KI-Werkzeug eingegeben, und wo werden sie gespeichert?
• Werden Ihre Eingaben vom Anbieter weiterverwendet, zum Beispiel zum Trainieren?
• Gibt es klare Regeln im Team, was in öffentliche KI-Tools eingegeben werden darf und was nicht?

Eine kurze interne Richtlinie und ein Werkzeug, das in Ihre bestehenden Systeme eingebunden ist, sind meist sicherer als viele einzelne Gratis-Tools.

Der Fahrplan in fünf Schritten

1. Zeitfresser finden: Wo wird abgetippt, gesucht oder doppelt erfasst?
2. Einen Ablauf digitalisieren: zum Beispiel Rapporte oder Offerten. Klein starten, schnell Ergebnisse sehen.
3. Systeme verbinden: Daten fliessen automatisch statt per Copy-Paste.
4. KI gezielt einsetzen: dort, wo saubere Daten vorhanden sind und der Nutzen klar ist.
5. Team mitnehmen: kurze Schulungen und klare Regeln für den Umgang mit KI.

Häufige Fragen zu KI im KMU

Lohnt sich KI auch für kleine Unternehmen?

Ja, wenn sie eine konkrete Aufgabe erleichtert. Für viele kleine Betriebe bringen digitale Formulare und verbundene Programme zuerst mehr als ein eigenes KI-Projekt. Danach lohnt sich KI dort, wo regelmässig Texte, Anfragen oder Belege anfallen.

Wo fange ich mit KI im Unternehmen an?

Nicht bei der Technik, sondern bei den Abläufen. Suchen Sie die Aufgabe, die am meisten Zeit frisst und sich oft wiederholt. Prüfen Sie, ob die nötigen Daten digital vorhanden sind.

Darf ich Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Seien Sie vorsichtig. Personendaten gehören nur in Werkzeuge, bei denen Speicherort und Verwendung geklärt sind. Legen Sie im Team fest, was erlaubt ist.

In vielen Handwerksbetrieben wird Informationstechnologie (IT) noch immer als notwendiges Übel angesehen: ein «Mussfaktor», um rechtliche Anforderungen zu erfüllen oder moderne Kundenansprüche zu bedienen. Doch richtig eingesetzt, ist IT viel mehr als das: ein echter Erfolgstreiber, der den Betrieb effizienter, wettbewerbsfähiger und zukunftssicher macht.

Handwerksunternehmen stehen unter hohem wirtschaftlichen Druck: Fachkräftemangel, steigende Materialkosten und wachsender Wettbewerb fordern klare Antworten. IT und Digitalisierung könnten helfen – werden aber oft als komplex, teuer oder überflüssig empfunden.

Dabei bietet Digitalisierung gerade im Handwerk enorme Chancen: Sie reduziert Bürokratie, beschleunigt Abläufe, verbessert die Kundenkommunikation und sorgt für mehr Transparenz im Betrieb. Wer sie aktiv als Werkzeug versteht, schafft sich echte Wettbewerbsvorteile.

Beispiele für Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Bereits kleine, pragmatische Digitalisierungsschritte können grosse Wirkung entfalten:

• Digitale Auftragsbearbeitung: Aufträge werden digital erfasst, aktualisiert und dokumentiert – für weniger Missverständnisse und schnellere Abläufe.
• Mobile Zeiterfassung: Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle per App dokumentieren, statt Papierzettel zu führen.
• Digitale Dokumentenablage: Zugriff auf Pläne, Fotos und Lieferscheine jederzeit und überall – spart Zeit und vermeidet Fehler.
• Automatisierte Rechnungsstellung: Angebote und Rechnungen schneller und fehlerfreier erstellen, Zahlungen schneller erhalten.
• Online-Terminmanagement: Kunden können Termine online buchen und verwalten, der interne Aufwand sinkt deutlich.
• Effizientere Materialbestellung: Materialien direkt digital bei Lieferanten bestellen und Lieferzeiten besser planen.

Jede dieser Massnahmen reduziert Verwaltungsaufwand, spart Kosten und steigert die Kundenzufriedenheit – mit überschaubarem Einsatz.

Warum Online-Marketing für den Erfolg von Handwerksunternehmen zwingend ist

In einer zunehmend digitalen Welt genügt es nicht mehr, nur gute Arbeit zu leisten – Betriebe müssen auch sichtbar sein. Online-Marketing ist daher heute Pflicht, nicht Kür:

• Website: Das digitale Aushängeschild eines Handwerksbetriebs. Sie schafft Vertrauen und informiert Kunden über Leistungen, Projekte und Kontaktmöglichkeiten.
• Suchmaschinenoptimierung (SEO): Nur wer online gut gefunden wird, gewinnt auch neue Kunden – insbesondere bei lokalen Suchanfragen.
• Google-My-Business und Online-Verzeichnisse: Ein gepflegter Online-Eintrag verbessert die Auffindbarkeit und wirkt professionell.
• Social Media: Authentische Einblicke in die Arbeit schaffen Nähe und Vertrauen – gerade bei jüngeren Zielgruppen ein entscheidender Pluspunkt.
• Online-Werbung: Mit gezielten Kampagnen können Aufträge gesteuert und freie Kapazitäten effizient beworben werden.
• Kundenbewertungen: Gute Rezensionen im Internet sind heute ein wichtiger Entscheidungsfaktor für Neukunden.

Handwerksbetriebe, die Online-Marketing systematisch nutzen, sichern sich einen klaren Vorsprung – gerade im lokalen Wettbewerb.

Wie Handwerksunternehmen erfolgreich mit externen IT-Partnern zusammenarbeiten

IT muss nicht zur zusätzlichen Belastung werden. Wichtig ist eine kluge Herangehensweise:

• Externe Experten nutzen: Erfahrene IT-Dienstleister, die das Handwerk verstehen, helfen bei Auswahl, Einführung, Schulung und Support.
• Mitarbeiter einbinden: Jüngere Teammitglieder sind oft digital affin und können als Multiplikatoren wirken.
• Auf Nutzen fokussieren: IT-Projekte sollten nicht Technikverliebtheit folgen, sondern den Alltag einfacher, schneller und besser machen.
• Schrittweise wachsen: Digitalisierung ist ein Prozess – kontinuierliches Lernen und Anpassen ist wichtiger als Perfektion beim Start.

Mit einem guten IT-Partner an der Seite wird Digitalisierung planbar und erfolgreich umgesetzt – auch ohne eigenes IT-Know-how.

Wie ein gut digitalisiertes Handwerksunternehmen seinen Verkaufswert steigert

Ein digital aufgestelltes Handwerksunternehmen ist beim Verkauf deutlich mehr wert. Warum?

• Klare, dokumentierte Prozesse: Ein Käufer übernimmt ein strukturiertes, effizient arbeitendes Unternehmen.
• Finanzielle Transparenz: Digitale Buchhaltung und Zeiterfassung liefern verlässliche, nachvollziehbare Zahlen.
• Starke Kundenbindung: Online-Marketing, gepflegte Kundendaten und eine hohe Online-Reputation machen den Betrieb attraktiver.
• Mitarbeiterstruktur: Digitale Werkzeuge entlasten und stabilisieren Teams – Wissen bleibt im Unternehmen.
• Wachstumspotenzial: Digitale Strukturen ermöglichen eine schnellere Skalierung und Expansion.

Kurz gesagt: Digitalisierung macht einen Handwerksbetrieb nicht nur fit für die Zukunft – sondern auch lukrativ für potenzielle Käufer.

Zusammenfassung

IT ist kein Fremdkörper im Handwerk – sie ist ein entscheidender Hebel für Effizienz, Erfolg und Unternehmenswert. Wer Digitalisierung klug einsetzt, verbessert nicht nur die eigene Arbeitsweise, sondern sichert die Zukunft seines Betriebes nachhaltig.

Ob durch moderne Auftragsabwicklung, wirksames Online-Marketing oder transparente Betriebsführung: Die Chancen sind gross und für jeden Handwerksbetrieb erreichbar – Schritt für Schritt, mit der richtigen Unterstützung und klarem Blick auf den Nutzen.

Jetzt ist die beste Zeit, Digitalisierung als echten Erfolgsfaktor im Handwerk zu begreifen und aktiv zu gestalten.